Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên
do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng khác
nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phơng pháp quản lý cũng phát triển và hoàn
thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay không kể là xã hội chủ nghĩa hay t bản chủ nghĩa
nhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu đó, bắt buộc
sản xuất ngày càng phải đợc mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất
kinh doanh.Để sản xuất có lợi nhuận, nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu.
Nghĩa là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm hợp lý, có kế hoạch. Vì vậy
công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của mọi ngời, là yêu cầu của phơng thức kinh
doanh trong nền kinh tế thị trờng nhằm với sự hao phí vật t ít nhất nhng mang lại hiệu
quả kinh tế cao nhất.
1.1.3.2.Sự cần thiết phải tăng cờng công tác quản lý vật liệu:
Trong cơ chế thị trờng có sự quản lý và điều tiết của nhà nớc theo định hớng xã
hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnh phát
triển sản xuất doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết
kiệm. Muốn vậy cần quản lý tốt vật liệu. Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phải
quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cùng với
sự phát triển của xã hội loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lợng trên cơ sở thoả
mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng xã hội. Theo đó, phơng pháp quản lý, cơ chế
quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện hơn. Trong điều kiện nền kinh
tế thị trờng hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiệu quả càng đợc coi
trọng, làm sao để cùng một khối lợng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất,
giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lợng. Do vậy, việc quản lý nguyên vật liệu phụ
thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của các cán bộ quản lý. Quản lý vật liệu đợc xem
xét trên các khía cạnh sau:
- Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó thờng
xuyên biến động trên thị trờng. Do vậy, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sao cho
có thể liên tục cung ứng đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên khi quản
5
lý khối lợng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu phải theo đúng yêu cầu, giá mua
phải hợp lý để hạ thấp đợc giá thành sản phẩm.
- Khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng
chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, với
quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm
bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
- Khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối
thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không dự trữ vật
liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làm ngng trệ, gián đoạn cho quá
trình sản xuất.
- Khâu sử dụng: Yêu cầu phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác định các định mức
tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng đúng
định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên vật
liệu trong tổng giá thành.
Nh vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần
thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành nói riêng.
Muốn quản lý vật liệu đợc chặt chẽ, doanh nghiệp cần cải tiến và tăng cờng công tác
quản lý cho phù hợp với thực tế.
1.1.4.Phân loại nguyên vật liệu:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều
loại nguyên vật liệu, mỗi loại vật liệu có công dụng kinh tế và tính năng lý hoá khác
nhau. Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán đòi hỏi phải phân loại nguyên
vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp chúng theo từng tiêu
thức nhất định nhằm phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài):Đối với các
doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng chủ yếu cấu thành nên thực
6
thể sản phẩm nh: tôn, đồng, sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây
dựng cơ bản; bông, sợi trong các doanh nghiệp dệt vải, trong các xí nghiệp may Đối
với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm , ví
dụ nh: sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu chính.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng
sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói
sản phẩm
+ Nhiên liệu: là các chất dùng để tạo ra năng lợng cung cấp nhiệt lợng cho quá
trình sản xuất kinh doanh nh hơi đốt, dầu, khí nén, xăng, Nhiên liệu thực chất là một
loại vật liệu phụ đợc tách ra thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và để
nhằm mục đích dễ quản lý và hạch toán hơn. Dựa vào tác dụng của nhiên liệu trong
quá trình sản xuất có thể chia nhiên liệu thành những nhóm sau:
. Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất.
. Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị.
+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa chữa
máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật
kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản).
+ Vật liệu khác: là những vật liệu trong doanh nghiệp ngoài những vật liệu kể
trên nh: vải vụn, phôi cắt,
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại hình
doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng
thứ, quy cách Việc phân loại cần thành lập sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu trong
đó mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách.
- Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu đợc chia thành:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài:thu mua từ thị trờng trong nớc, hoặc nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
7
- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật
liệu của doanh nghiệp đợc chia thành :
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất.
+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý
doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm
1.1.5.Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo
những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật
liệu trong doanh nghiệp phải đợc phản ánh theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với
chi phí thu mua, vận chuyển). Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều chủng loại, nhiều
thứ mà lại thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt
khối lợng tính toán, ghi chép hàng ngày thì kế toán vật liệu trong một số doanh nghiệp
có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu.
1.1.5.1.Đánh giá vật liệu theo giá thực tế:
a) Giá thực tế nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau
nên giá thực tế của chúng cũng khác nhau. Về nguyên tắc, giá vật liệu nhập kho đợc
xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành vật liệu đó cho đến lúc
nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu đợc xác định cụ thể
nh sau :
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế Giá mua Thuế nhập Chi phí Các khoản
nguyên vật = ghi trên + khẩu + thu - giảm trừ
liệu nhập kho hoá đơn (nếu có) mua (nếu có)
Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán là giá cha tính thuế giá trị
gia tăng nếu doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ. Nếu doanh nghiệp tính
8
thuế theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua là giá đã tính thuế giá trị gia tăng.
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến :
- Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần:
- Đối với nguyên vật liệu do nhà nớc cấp hoặc cấp trên cấp hoặc đợc tặng:
- Đối với phế liệu thu hồi:
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá ớc tính
b) Giá thực tế xuất kho:
Vật liệu trong doanh nghiệp đợc thu mua nhập kho từ nhiều nguồn khác
nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Nên
khi xuất kho kế toán phải tính toán chính xác, xác định đợc giá thực tế xuất kho cho
từng đối tợng sử dụng theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng
cho cả niên độ kế toán.
Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, các doanh nghiệp có thể áp
dụng một trong các phơng pháp sau:
Phơng pháp bình quân gia quyền:
Giá thực tế nguyên
vật liệu nhập kho
=
Giá thực tế nguyên vật liệu
xuất gia công chế biến
+
Chi phí
có liên quan
Giá thực tế nguyên
vật liệu nhập kho
=
Giá thực tế nguyên vật
liệu xuất chế biến
+
Chi phí
có liên quan
Giá thực tế nguyên
vật liệu nhập kho
=
Giá do các bên tham
gia xác định
+
Chi phí tiếp nhận
(nếu có)
Giá thực tế
nguyên vật liệu
nhập kho
=
Giá thị trờng tơng đơng (hoặc
giá NVL ghi trên biên bản bàn
giao)
+
Chi phí
tiếp nhận
(nếu có)
9
Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ dợc tính
theo giá trị bình quân. Phơng pháp này đợc chia thành ba loại:
+ Giá bình quân tồn đầu kỳ.
+Giá bình quân từng lần nhập.
+Giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Trị giá nguyên vật
liệu xuất dùng
=
Số lợng nguyên vật
liệu xuất dùng
X
Đơn giá thực tế
bình quân
Trong đó:
Đơn giá bình quân
tồn đầu kỳ
=
Giá trị thực tế tồn đầu kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ
Đơn giá bình
quân từng lần nhập
=
Giá trị thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Giá trị thực tế lần
nhập kế tiếp
Số lợng vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Số lợng vật liệu
nhập kế tiếp
Đơn giá bình
quân cả kỳ dự trữ
=
Giá trị thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Giá trị thực tế vật liệu
nhập trong kỳ
Số lợng vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Số lợng vật liệu
nhập trong kỳ
Phơng pháp giá bình quân tồn đầu kỳ tuy đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình
biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phơng pháp này không chính xác vì
không tính đến sự biến động giá cả nguyên vật liệu trong kỳ.
Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ có u điểm là đơn giản, dễ làm nhng mức độ
chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán tập trung vào cuối tháng, gây ảnh h-
ởng đến công tác quyết toán.
10
Phơng pháp giá bình quân từng lần nhập khắc phục đợc nhợc điểm của hai ph-
ơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng pháp này là tốn nhiều
công sức, tính toán phức tạp.
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FiFo):
Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết
số nhập trớc mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách
khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu mua trớc sẽ đợc
dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và nh vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối
kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LiFo):
Ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc, phơng pháp này giả định vật t
hàng hoá xuất kho là những vật t hàng hoá mới mua vào. Do đó vật t hàng hoá tồn kho
đầu kỳ là vật t hàng hoá cũ nhất. Nh vậy nếu giá cả có xu hớng giảm thì vật liệu xuất
tính theo giá mới sẽ thấp, giá thành sản phẩm hạ, tự giá vật liệu tồn kho cao, mức lãi
trong kỳ sẽ cao, hàng tồn kho có giá trị thấp, lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm.
Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu nhập
kho của từng lần nhập xuất. Có nghĩa là vaatj liệu nhập kho theo đơn giá nào thì xuất
kho theo đơn giá đó,không quan tâm đến nhập, xuất. Phơng pháp này thờng áp dụng
đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc trng.
1.1.5.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:
Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thờng đợc áp dụng trong các doanh
nghiệp mà việc xuất kho vật liệu không thờng xuyên hàng ngày, chủng loại vật t không
nhiều. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng chủng loại vật t nhiều, giá của
từng nguyên vật liệu có nhiều giá khác nhau nên nếu ghi chép theo giá thực tế thì công
việc của kế toán rất nhiều và phức tạp. Do đó, để đơn giản trong công tác hạch toán ng-
ời ta quy định trên tài khoản hàng tồn kho đợc hạch toán theo giá cố định (giá hạch
toán).
11
Giá hạch toán là giá mà doanh nghiệp tự xây dựng để hạch toán trong suốt một kỳ
kế toán trên tài khoản tồn kho. Nhng vì giá hạch toán chỉ là giá dùng để ghi chép trên
sổ kế toán nên nó không có tác dụng đánh giá giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ và nó
cũng không có tác dụng dùng để xây dựng giá trị vật liệu thực tế đợc sử dụng trong quá
trình sản xuất. Do đó trong kỳ, doanh nghiệp có thể hạch toán theo giá cố định nhng
cuối kỳ phải điều chỉnh theo giá thực tế.
Có thể đánh giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán qua các bớc sau:
- Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập xuất.
- Cuối kỳ, điều chỉnh giá hạch toán theo trị giá thực tế để có số liệu ghi vào tài
khoản, sổ tài khoản tổng hợp và báo cáo hạch toán theo công thức sau:
Hệ số giá
vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Giá thực tế vật liệu
nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Giá hạch toán vật liệu
nhập trong kỳ
Khi đó:
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ
=
Giá hạch toán vật liệu
xuất trong kỳ
X
Hệ số giá
vật liệu
Nh vậy, mỗi phơng pháp tính giá xuất kho vật liệu nêu trên đều có nội dung, nhợc
điểm và những điều kiện phù hợp nhất định. Do vậy doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt
động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ kế toán của các cán bộ kế
toán để lựa chọn và đâng ký một trong những phơng pháp kế toán tính giá phù hợp.
1.2.Các hình thức sổ kế toán
Để tiến hành ghi chép sổ sách và xác định giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho,kế toán
nguyên vật liệu có thể áp dụng một trong các hình thức ghi sổ kế toán. Mỗi hình thức
có một hệ thống sổ sách riêng, cách thức hạch toán riêng. Để vận dụng một cách có
hiệu quả, doanh nghiệp phải căn cứ vào trình độ của nhân viên kế toán để lựa chọn và
áp dụng một hình thức sổ kế toán cho phù hợp.
Có bốn hình thức ghi sổ kế toán sau:
1.2.1.Hình thức Nhật ký- Sổ cái
12
Hình thức này thích hợp với các đơn vị sự nghiệp và ở những doanh nghiệp nhỏ sử
dụng ít tài khoản kế toán.
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh vào một
quyển sổ gọi là Nhật ký-Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết
hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử
dụng đợc phản ánh cả hai bên nợ và có tren cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là
ghi một dòng vào nhật ký sổ cái.
Sơ đồ số 1.1: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra.
1.2.2.Hình thức chứng từ ghi sổ
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy
tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ
nhất là trong điều kiện thủ công.
13
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Nhật ký
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ quỹ
Bảng tổng
hợp chi tiết
Báo cáo
tài chính
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đợc phản ánh ở các
chứng từ gốc đợc phân loại, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi
sổ để ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Sơ đồ số 1.2: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
1.2.3.Hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều và điều
kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán tuy nhiên đòi hỏi trình độ
14
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
chứng từ
ghi sổ
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét