Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 5
Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan của tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu
cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt
và hiệu quả.
1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng
1.2.1 Vị trí của văn phòng
- Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi,
văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên
quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức.
- Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo
trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các
nhà quản lý về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho
các nhà quản lý điều hành văn phòng.
- Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng
có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai
trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ
quan đó.
- Khác với các bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý, văn phòng không những
quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều kiện vật
chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động văn phòng cũng
phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức.
Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động
quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
1.2.2 Vai trò của văn phòng
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan
và tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 6
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo
dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối
với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông
tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều quan bộ phận văn phòng.
Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo
những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo.
- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành.
- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài
tổ chức.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của tất cả
các phòng ban, đơn vị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng.
1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng,
từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng. Tại bất kỳ một cơ quan,
tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công
việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, tổ chức đó đạt được mục đích và
mục tiêu của mình.
1.3.1 Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu và tổng hợp : là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo
quyết định một cách đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho hoạt động
quản lý.
- Chức năng tham mưu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhưng lại nhằm
vào một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có được cơ sở khoa học để
lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của
tổ chức.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 7
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý
của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không
tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có
yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định
đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố
khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp.
Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận
chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì
nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các
trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để
lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc
văn phòng.
Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông
tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối
tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc,
phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng
lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt
động văn phòng.
Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là
hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ
cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
- Chức năng hậu cần : là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các
phòng ban, chức năng khác trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự
án chuyên biệt.
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điều kiện và phương tiện
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 8
ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc
này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc
thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu,
vật liệu phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào
phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn
phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của
công tác văn phòng
1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng
Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức
năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian,
thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những
nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thể xác định những
nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng.
Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm
vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham
mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng
vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là
những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải
thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp,
hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ
thể của văn phòng như sau:
- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân
theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì
hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do
tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội
quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông
qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 9
động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu
tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát
triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu,
biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như: 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý
tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt
động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau
như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế
hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách
xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải
biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ
phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do
văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị
cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm, dịch vụ được là ra với chất lượng tốt,
giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của
đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết
hơn, đồng bộ hơn.
- Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về
thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành
chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế,
thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, người quản lý
đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự
thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực
văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 10
Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các
thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ
những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo
các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức
văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu
nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ,
kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được
quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết
định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu
đến mục tiêu của đơn vị.
- Trợ giúp lãnh đạo về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành
hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều
chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính
trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu
hành văn bản.
Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều
chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản
quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp
đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn
cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật.
Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng
thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ
phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó
phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và
chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 11
- Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan
Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố
kỹ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện
dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội. Các yếu tố
kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ,
bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần
thiết mang tính thường xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ
thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy
đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại,
phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt
động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường
ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này,
các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực
thi nhiệm vụ.
- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực
hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất
trong hệ thống.
Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công
tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ
đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin
này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển
chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với
văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc.
- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động
thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 12
ngoại. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo
tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan,
đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ
với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm,
ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin
thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và
đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt
động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì được
hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận,
các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
1.4 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
1.4.1 Khái niệm công tác văn phòng
Theo quan điểm hệ thống ta thấy:
Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ
chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành
chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết
quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu
và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của
lãnh đạo.
Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết
quả mong muốn.
1.4.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn
phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của
cơ quan, đơn vị… Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì
công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 13
quả. Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra
được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã
hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông
tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin
lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt
quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy
được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết
tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn
vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ
cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém biểu hiện
sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó chánh văn phòng hoặc trưởng, phó
trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực
của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày, chánh, phó chánh văn phòng
giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan, chịu trách
nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.
1.4.3 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị
Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn
phòng, hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau:
* Tổ chức bộ máy
- Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải
được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không chồng chéo, mọi hoạt
động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các
mối quan hệ phải xác định rõ ràng.
- Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công việc tức là chỉ định và kết hợp
trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn
trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của phòng ban để tránh sự
lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết.
* Điều hành công việc văn phòng
- Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành
công việc trong văn phòng.
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 14
- Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp
thời triển khai công việc được giao.
- Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một
khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao
nhất.
- Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì việc điều hành công việc
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi.
+ Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau
trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ thực hiện
* Xây dựng quy chế
- Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống
văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy
định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động
có hiệu quả.
- Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:
Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn
bộ các cơ quan, trong bộ máy Nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết
các nhiệm vụ như tuyển dụng, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù.
* Tổ chức cuộc họp hội nghị
- Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa,
để phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định
hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin…
- Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác
định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho
cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp.

Xem chi tiết: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81