4. Thời hạn cấp sổ BHXH
- Cấp sổ BHXH lần đầu không quá 30 ngày đối với người tham gia BHXH bắt buộc; 20 ngày đối
với người tham gia BHXH tự nguyện, tính theo ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ
hồ sơ hợp lệ.
- Cấp lại sổ BHXH không quá 45 ngày, tính theo ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ
hồ sơ hợp lệ.
III. GHI SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1. Ghi số sổ BHXH
- Số sổ BHXH là mã số người tham gia BHXH khi đăng ký tham gia lần đầu do BHXH tỉnh quản lý
để cấp cho người tham gia BHXH trên địa bàn tỉnh; trường hợp người lao động tham gia BHXH
lần đầu ở tỉnh khác và đã được cấp mã số thì BHXH tỉnh nơi đến phải giữ mã số đã được BHXH
tỉnh nơi người lao động đăng ký tham gia lần đầu cấp để quản lý thu và cấp sổ. BHXH tỉnh, huyện
phải mở sổ theo dõi chặt chẽ việc cấp số sổ cho người tham gia BHXH.
- BHXH huyện định kỳ trước ngày 15 của tháng cuối quý (riêng quý IV trước ngày 15 hàng tháng),
lập 02 bản Đăng ký kế hoạch cấp số sổ BHXH (Mẫu số 11/SBH), gửi Phòng sổ, thẻ, để Phòng sổ,
thẻ cho số sổ BHXH vào bản đăng ký kế hoạch trong từng đợt (từ số… đến số…). BHXH huyện
căn cứ số sổ do Phòng sổ, thẻ cấp, ghi vào Tờ khai của người tham gia BHXH.
- Phòng sổ, thẻ phải thường xuyên kiểm tra số sổ của từng huyện, để thu hồi số sổ thừa (nếu có),
không để trùng số sổ trong năm.
2. Ghi các nội dung liên quan trên sổ BHXH
Ghi theo mẫu sổ tờ rời quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam.
2.1. Đối với người tham gia BHXH bắt buộc.
Mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH, ghi theo mức tiền lương, tiền công ghi trên
quyết định (tiếp nhận, nâng lương, điều chuyển…) hoặc hợp đồng lao động, cụ thể như sau:
- Người tham gia BHXH thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì
mức tiền lương theo ngạch, bậc và phụ cấp chức vụ ghi bằng hệ số; phụ cấp thâm niên nghề,
thâm niên vượt khung (nếu có) ghi bằng tỷ lệ (%).
- Người tham gia BHXH hưởng tiền lương, tiền công theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao
động quyết định thì ghi bằng bằng Việt Nam đồng, kể cả người hưởng lương bằng ngoại tệ.
- Người tham gia BHXH làm việc theo hợp đồng lao động tại các Công ty Nhà nước chuyển thành
Công ty cổ phần; Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước từ một thành viên trở lên nếu áp dụng
thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định đã đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao
động cấp tỉnh và thực hiện chuyển xếp lương, nâng bậc, chuyển ngạch lương theo quy định tại
điểm 6, mục D Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 của Bộ Lao động – Thương
binh và Xã hội thì ghi sổ BHXH bằng hệ số như đối với người thực hiện chế độ tiền lương do Nhà
nước quy định.
- Trường hợp người tham gia BHXH bắt buộc, được đóng tiếp một lần cho số tháng còn thiếu theo
quy định tại Điều 58 Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006; Điều 3 Nghị định số
110/2007/NĐ-CP ngày 26/6/2007, Điều 50 Nghị định số 68/2007/NĐ-CP ngày 19/4/2007 và Điều 2
Nghị định số 132/2007/NĐ-CP ngày 08/8/2007 của Chính phủ thì cột 1, cột 2 ghi thời gian “Từ
tháng… năm… đến tháng… năm…” cột 3 ghi “Đóng BHXH theo quy định tại…”; các cột 4, 5, 6, 7
ghi tiền lương, phụ cấp và tỷ lệ đóng.
Ví dụ: Ông A trước khi nghỉ việc có hệ số lương đóng BHXH là 3,0, phụ cấp chức vụ là 0,5. Ông
được đóng tiếp 6 tháng (từ tháng 01/2008 đến tháng 06/2008) còn thiếu để hưởng chế độ BHXH
theo Nghị định số 152/2006/NĐ-CP của Chính phủ ghi như sau:
+ Cột 1, cột 2: Ghi từ tháng 01/2008 đến tháng 6/2008.
+ Cột 3: Ghi “Đóng theo quy định tại Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính
phủ”.
+ Cột 4: Ghi tiền lương đóng BHXH: 3,0.
+ Cột 5: Ghi ký hiệu phụ cấp được hưởng: “CV".
+ Cột 6: Ghi mức phụ cấp được hưởng: 0,5.
+ Cột 7: Ghi tỷ lệ % đóng BHXH: 16%.
- Trường hợp người sử dụng lao động đóng chậm, đóng thiếu của năm trước nhưng đến năm sau
đơn vị đóng đủ số phát sinh trong năm và số đóng chậm, đóng thiếu của năm trước thì khi ghi thời
gian đóng BHXH phải ghi cả những tháng đóng chậm, đóng thiếu của năm trước và những tháng
phát sinh của năm sau.
Ví dụ: Đơn vị X năm 2008 mới đóng BHXH cho người tham gia đến hết tháng 10/2008, sang năm
2009 đơn vị đóng đủ 12 tháng và đóng cả 02 tháng thiếu của năm 2008 thì việc ghi sổ như sau:
+ Năm 2008: Phương pháp ghi sổ (Mẫu 02 của Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt
Nam) cuối trang ghi thời gian đã đóng BHXH từ tháng 01/2008 đến tháng 10/2008 là 0 năm 10
tháng.
+ Năm 2009: Đầu trang, dưới dòng “Đóng BHXH…” từ tháng 11/2008 đến tháng 12/2009”,
phương pháp ghi tương tự như trên dòng cuối của trang ghi thời gian đóng BHXH hết năm 2009 là
01 năm 02 tháng.
2.2. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện: Hàng năm cơ quan BHXH căn cứ vào phiếu thu tiền
hoặc chứng từ chuyển tiền và sổ theo dõi quá trình đóng BHXH tự nguyện (Mẫu số 04-TN) ban
hành kèm theo công văn số 1564/BHXH-BT ngày 02/6/2008 của BHXH Việt Nam, để ghi quá trình
đóng BHXH tự nguyện trên trang sổ tờ rời, kể cả những người đã được cấp sổ BHXH theo mẫu sổ
quy định tại Quyết định số 1443/LĐ-TBXH ngày 09/10/1995 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã
hội.
3. Ghi sổ khi người tham gia BHXH thay đổi căn cứ đóng BHXH
3.1. Đối với người tham gia BHXH:
- Người tham gia bắt buộc: Khi thay đổi một trong những yếu tố về tiền lương, tiền công hoặc cấp
bậc, chức vụ, chức danh nghề, phụ cấp công việc, nơi làm việc (tên cơ quan, đơn vị, địa chỉ), mức
đóng BHXH (doanh nghiệp đã được xếp hạng phải ghi rõ hạng doanh nghiệp) hoặc tạm dừng
đóng vào quỹ hưu trí tử tuất hoặc nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở
lên trong tháng, nghỉ sinh con, nuôi con nuôi thì người sử dụng lao động phải chuyển danh sách
điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT (Mẫu số 03a-TBH theo hướng dẫn tại Quyết định
số 1333/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam) cho cơ quan BHXH để cập nhật bổ sung vào cơ sở dữ
liệu. Khi lập biểu mẫu 03a-TBH phải ghi rõ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc nặng
nhọc, độc hại… nếu tiêu thức nào chưa có trong biểu mẫu thì ghi ở cột 18 (ghi chú).
- Người tham gia BHXH tự nguyện: Khi thay đổi mức đóng hoặc tạm dừng đóng, sau đó lại tiếp tục
đóng thì phải nhập các nội dung thay đổi vào cơ sở dữ liệu.
3.2. Đối với cơ quan BHXH:
Hàng năm, BHXH tỉnh và BHXH huyện thực hiện ghi thời gian đóng BHXH của người tham gia
BHXH từ cơ sở dữ liệu vào trang sổ tờ rời bao gồm cả thời gian và trợ cấp nghỉ ốm đau, thai sản.
Sau đó chuyển lại cho người sử dụng lao động hoặc người tham gia BHXH tự nguyện ký vào nơi
quy định và lưu giữ. Trường hợp người tham gia BHXH đã có thời gian đóng BHXH ở tỉnh khác
chuyển đến thì phải đối chiếu giữa nội dung ghi trên sổ với bản ghi quá trình đóng BHXH theo
(Mẫu số 06/SBH) do BHXH tỉnh cũ cấp, nếu khớp đúng thì cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
4. Ghi nội dung điều chỉnh trên sổ BHXH
4.1. Điều chỉnh về mức đóng: Sổ BHXH đã ghi, xác nhận, sau đó người tham gia BHXH và người
sử dụng lao động có văn bản đề nghị điều chỉnh các nội dung liên quan đến mức đóng BHXH
(chênh lệch tiền lương, tiền công hoặc các loại phụ cấp) thì BHXH huyện hoặc Phòng thu BHXH
tỉnh kiểm tra, đối chiếu và nhập bổ sung những nội dung thay đổi vào cơ sở dữ liệu và ghi nội dung
điều chỉnh trên sổ: sau dòng ghi quá trình đóng BHXH, cột 1, 2 ghi từ tháng, năm đến tháng, năm;
cột 3 ghi nội dung điều chỉnh; các cột 4, 5, 6 ghi mức chênh lệch, cột 7 để trống.
4.2. Điều chỉnh về chức danh nghề, công việc nặng nhọc độc hại hoặc nơi làm việc có phụ cấp khu
vực từ 0,7 trở lên: Khi người tham gia BHXH bổ sung hồ sơ có liên quan đến các điều kiện nói trên
thì Phòng sổ, thẻ kiểm tra, đối chiếu với danh mục chức danh nghề theo quy định tại các Quyết
định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Thông tư liên tịch số 11/2005/TTLT-BNV-
BLĐTBXH-BTC-UBDT ngày 05/01/2005 của Liên Bộ Nội vụ - Bộ Lao động – Thương binh và Xã
hội – Bộ Tài chính – Ủy ban Dân tộc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp khu vực thì sau dòng
ghi quá trình đóng BHXH của năm được điều chỉnh thì ghi tiếp nội dung điều chỉnh, cột 1, 2 ghi từ
tháng năm đến tháng năm điều chỉnh, cột 3 ghi chức vụ, chức danh nghề, công việc nặng nhọc
độc hại hoặc nơi làm việc có phụ cấp khu vực từ 0,7 trở lên được điều chỉnh; các cột còn lại để
trống.
4.3. Điều chỉnh về cộng nối thời gian: Khi người tham gia BHXH bổ sung hồ sơ gốc mà đủ điều
kiện cộng nối thời gian tham gia BHXH (do ghi sai hoặc ghi chưa đầy đủ) sau dòng ghi quá trình
đóng BHXH của năm cộng nối thì ghi tiếp nội dung điều chỉnh: cột 1, cột 2 ghi thời gian từ tháng,
năm đến tháng, năm; cột 3 ghi cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, nơi làm việc; cột 4,
5, 6 và 7 ghi mức tiền lương, phụ cấp làm căn cứ đóng BHXH và tỷ lệ đóng BHXH.
4.4. Điều chỉnh về nhân thân: Khi thay đổi (họ tên, ngày, tháng, năm sinh…) theo quy định tại Nghị
định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ thì người tham gia BHXH phải có đơn
đề nghị nêu rõ lý do, kèm theo hồ sơ gốc liên quan (sơ yếu lý lịch, lý lịch đảng viên, quyết định
tuyển dụng, hợp đồng lao động, giấy khai sinh…), sổ BHXH. Đối với người tham gia BHXH bắt
buộc, người sử dụng lao động phải lập danh sách (Mẫu 03b-TBH) và công văn đề nghị điều chỉnh
gửi cơ quan BHXH trực tiếp quản lý. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện thì nộp cho BHXH
huyện trực tiếp quản lý. Phòng sổ, thẻ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ của người tham gia BHXH
thuộc các đơn vị do phòng thu quản lý hoặc BHXH huyện chuyển đến, nhập bổ sung nội dung
những nội dung điều chỉnh vào cơ sở dữ liệu, đồng thời ghi nội dung thay đổi trên trang 3 của sổ
theo quy định tại tiết 1.3, điểm 1 Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam.
4.5. Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an và Ban cơ yếu Chính phủ
ký, đóng dấu sau phần ghi điều chỉnh.
5. Ghi các chế độ được hưởng: Người tham gia BHXH được giải quyết các chế độ tai nạn lao
động – bệnh nghề nghiệp; Trợ cấp BHXH một lần; hưu trí, tử tuất thì phòng Chế độ chính sách
phải ghi vào phần các chế độ BHXH đã được hưởng trên trang 3 của sổ BHXH.
6. Ghi sổ BHXH cấp lại
- Phòng sổ, thẻ căn cứ vào cơ sở dữ liệu ghi các nội dung trên trang của sổ BHXH và các trang sổ
tờ rời. Quá trình đóng BHXH phải ghi đầy đủ các thời kỳ đóng BHXH đã ghi tại (sổ cũ), Số sổ phải
lấy theo số sổ cũ, kể cả số sổ do tỉnh khác cấp và ghi thêm dòng chữ “Cấp lần thứ 2…n” ở góc
trên bên phải trên trang 2 của sổ BHXH.
- Trường hợp người tham gia BHXH đã được cấp sổ BHXH theo mẫu sổ cũ thì ghi thời gian đóng
BHXH trên mẫu sổ BHXH mới, phần phụ cấp cột 5 để trống, cột 6 ghi tổng số phụ cấp được
hưởng. Nếu người tham gia BHXH vừa có thời gian đóng BHXH bắt buộc, vừa có thời gian đóng
BHXH tự nguyện thì thời gian đóng BHXH bắt buộc ghi theo mẫu 02, thời gian đóng BHXH tự
nguyện ghi theo mẫu 03 (Quyết định số 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam).
Ví dụ: Ông A đóng BHXH bắt buộc từ tháng 01/1996 đến tháng 06/2008, từ tháng 07/2008 đến
tháng 10/2009 đóng BHXH tự nguyện, từ tháng 11/2009 đến tháng 12/2010 đóng BHXH bắt buộc.
Thì khi cấp lại sổ BHXH ghi như sau:
+ Từ tháng 01/1996 đến tháng 06/2008 ghi theo mẫu số 02.
+ Từ tháng 07/2008 đến tháng 10/2009 ghi theo mẫu số 03.
+ Từ tháng 11/2009 đến tháng 12/2010 ghi theo mẫu số 02.
7. Xác nhận thời gian đóng BHXH
- Đối với sổ BHXH (Mẫu sổ cũ) đã cấp trước ngày 31/12/2008 thực hiện chốt sổ theo quy định tại
Quyết định số 2352/1999/QĐ-BHXH ngày 28/9/1999 của BHXH Việt Nam, từ ngày 01/01/2009 trở
đi, việc xác nhận quá trình đóng BHXH cho người tham gia BHXH bắt buộc ghi vào trang sổ tờ rời
theo mẫu sổ quy định tại quyết định 3339/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam.
- Sổ BHXH của người tham gia BHXH di chuyển ngoài địa bàn tỉnh, ngoài đơn vị Bộ Quốc phòng,
Bộ Công an và Ban Cơ yếu Chính phủ hoặc sổ BHXH cấp lại hoặc bảo lưu thời gian đóng BHXH
hoặc giải quyết các chế độ trợ cấp BHXH một lần, hưu trí, tử tuất dưới phần ghi thời gian đóng
BHXH của người tham gia BHXH phải ghi thêm dòng chữ “Thời gian đóng BHXH vào quỹ hưu trí,
tử tuất đến tháng… năm… là… năm… tháng”.
- Người tham gia BHXH, đóng đến thời điểm nào thì xác nhận quá trình đóng BHXH đến thời điểm
đó. Giám đốc BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ ký, ghi họ
tên và đóng dấu.
8. Thẩm quyền ký xác nhận sổ BHXH
8.1. Thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH
- BHXH huyện: Thẩm định tờ khai tham gia BHXH của người tham gia BHXH do BHXH huyện
quản lý, trừ các trường hợp người tham gia BHXH đã có thời gian làm việc trong khu vực Nhà
nước trước ngày 01/01/1995.
- BHXH tỉnh: Thẩm định tờ khai tham gia BHXH, BHYT của người tham gia BHXH do BHXH tỉnh
trực tiếp quản lý và người tham gia BHXH có thời gian làm việc trong khu vực Nhà nước trước
ngày 01/01/1995 thuộc BHXH huyện quản lý; cấp lại sổ BHXH; các nội dung điều chỉnh trên sổ
BHXH.
- BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ: Thẩm định tờ khai và các nội dung
điều chỉnh trên sổ BHXH của người tham gia BHXH do đơn vị quản lý.
8.2. Ký, xác nhận trên sổ BHXH
- BHXH huyện: Ký và đóng dấu khi cấp sổ BHXH lần đầu và các lần đóng BHXH tiếp theo hoặc
thay đổi về nơi làm việc (tên cơ quan, đơn vị, địa chỉ), cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, mức
đóng BHXH đối với người tham gia BHXH thuộc các đơn vị do BHXH huyện quản lý.
- BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ: Ký, đóng dấu trong các
trường hợp cấp sổ lần đầu, cấp lại sổ BHXH, các nội dung điều chỉnh, bảo lưu thời gian đóng
BHXH hoặc di chuyển ngoài địa bàn tỉnh, ngoài đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ
yếu Chính phủ hoặc chốt thời gian đóng BHXH để giải quyết các chế độ BHXH. Trường hợp ký,
xác nhận thời gian đóng BHXH hàng năm, có thể ủy quyền cho Trưởng phòng sổ, thẻ.
VI. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG SỔ BHXH
1. Quản lý, sử dụng sổ BHXH
1.1. Người tham gia BHXH:
- Bảo quản sổ BHXH trong các trường hợp: Đóng BHXH tự nguyện, tự đóng, ngừng đóng BHXH,
bảo lưu thời gian tham gia đóng BHXH, di chuyển đơn vị (ngoài địa bàn huyện, tỉnh hoặc ngoài Bộ
Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ) hoặc đã hưởng các chế độ trợ cấp một lần, trợ
cấp hưu trí. Trường hợp người tham gia BHXH chuyển đến nơi làm việc mới phải nộp sổ BHXH và
bản xác nhận quá trình đã đóng BHXH do cơ quan BHXH quản lý cấp trước khi bảo lưu hoặc di
chuyển cho người sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH nơi đến.
- Sổ BHXH đã giải quyết chế độ trợ cấp một lần, nếu người tham gia BHXH tiếp tục đóng BHXH thì
được sử dụng tiếp để ghi quá trình đóng, hưởng BHXH.
- Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa làm sai lệch nội dung ghi trên sổ BHXH.
1.2. Người sử dụng lao động: Bảo quản sổ BHXH khi người tham gia BHXH đang làm việc, không
để hư hỏng hoặc làm mất. Trường hợp người tham gia BHXH bỏ việc mà chưa nhận sổ BHXH thì
người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo để người tham gia BHXH đến nhận sổ BHXH.
Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày thông báo nếu người tham gia BHXH không đến nhận sổ thì
người sử dụng lao động nộp sổ BHXH đó cho cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.
1.3. Cơ quan Bảo hiểm xã hội:
- Bảo quản cẩn thận không để hư hỏng giấy tờ, công văn và hồ sơ liên quan của người tham gia
BHXH và người sử dụng lao động khi cấp sổ lần đầu, khi cấp lại sổ và khi điều chỉnh…; sổ BHXH
của những người tham gia BHXH đã bỏ việc mà người sử dụng lao động nộp lại cho cơ quan
BHXH.
- Khi giao – nhận sổ BHXH với người sử dụng lao động hoặc người tham gia BHXH phải ghi đầy
đủ nội dung trên trang 1, trang 2 của sổ; ký và đóng dấu vào nơi quy định trên sổ BHXH; lập Biên
bản giao, nhận sổ BHXH (Mẫu số 02/SBH) và mở Sổ theo dõi giao, nhận sổ BHXH (Mẫu số
06/SBH).
2. Phôi sổ BHXH
2.1. Lập kế hoạch phôi sổ BHXH
2.1.1. BHXH huyện: Căn cứ nhu cầu sử dụng sổ BHXH, lập kế hoạch đăng ký phôi sổ BHXH (kể
cả số lượng các trang sổ tờ rời) sử dụng cho năm sau gửi BHXH tỉnh trước ngày 25/8 hàng năm.
2.1.2. BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ: Căn cứ nhu cầu sử
dụng sổ BHXH, lập kế hoạch đăng ký phôi sổ BHXH sử dụng cho năm sau gửi BHXH Việt Nam
trước ngày 01/9 hàng năm.
2.1.3. BHXH Việt Nam
- Ban Thu BHXH: Tổng hợp kế hoạch đăng ký phôi sổ BHXH sử dụng cho năm sau của BHXH các
tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ trình Tổng Giám đốc phê duyệt,
sau đó gửi Văn phòng và thông báo cho BHXH các tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban
Cơ yếu Chính phủ trước 15/9 hàng năm.
- Văn phòng: Chủ trì phối hợp với Ban Thu BHXH tổ chức in và cấp phát phôi sổ (bao gồm cả túi
nylon để bảo quản sổ BHXH) cho BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu
Chính phủ theo kế hoạch trước ngày 20/11 hàng năm;
2.2. Giao, nhận phôi sổ BHXH: Quá trình giao, nhận đều phải thực hiện kiểm đếm và được theo
dõi chặt chẽ trên sổ kho (Mẫu S21-BH của QĐ số 51/2007/QĐ-BTC); hàng quý, hàng năm, thực
hiện kiểm kê theo quy định. Trường hợp số lượng phôi sổ BHXH thiếu hoặc chất lượng phôi sổ
không đảm bảo như: rách, bẩn, thiếu trang… thì BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an,
Ban Cơ yếu Chính phủ lập biên bản, kèm phôi sổ hỏng do lỗi của nhà in gửi về BHXH Việt Nam để
BHXH Việt Nam yêu cầu nhà thầu in cấp bù.
3. Quản lý phôi và sổ BHXH bị hỏng không sử dụng được
3.1. Cơ quan BHXH tổ chức quản lý và mở sổ theo dõi giao, nhận sổ BHXH kể cả các trang sổ tờ
rời theo số serial (Mẫu số 06/SBH) nếu để hư hỏng hoặc mất thì phải chịu trách nhiệm và bồi
thường thiệt hại.
3.2. Bìa sổ BHXH hoặc trang sổ tờ rời in hỏng, BHXH huyện phải chuyển về BHXH tỉnh để kiểm
tra, xử lý; Sổ BHXH thu hồi để cấp lại không được hủy, phải lưu cùng hồ sơ cấp sổ BHXH.
3.3. Định kỳ hàng năm BHXH tỉnh tổ chức hủy sổ BHXH hỏng (do cơ quan BHXH in hỏng). Khi hủy
sổ BHXH phải thành lập Hội đồng hủy sổ do Giám đốc BHXH tỉnh làm Chủ tịch, lãnh đạo phòng
sổ, thẻ và các phòng nghiệp vụ liên quan khác làm ủy viên; kiểm tra, lập bảng kê chi tiết về số
lượng, tình trạng của sổ BHXH hỏng không sử dụng được; lập Biên bản hủy và gửi kèm theo
Quyết định, cùng bảng kê chi tiết sổ BHXH hủy về BHXH Việt Nam (Mẫu số 03/SBH).
4. Chế độ thông tin báo cáo
4.1. BHXH huyện, tỉnh mở sổ theo dõi gồm: Sổ theo dõi giao, nhận sổ BHXH (Mẫu số 07/SBH); Sổ
theo dõi tình hình cấp sổ BHXH của đơn vị theo (Mẫu số 08/SBH); BHXH tỉnh mở thêm sổ theo dõi
quản lý số sổ cấp cho người tham gia BHXH (Mẫu 12/SBH).
4.2. Hàng quý, hàng năm BHXH huyện, tỉnh có trách nhiệm lập báo cáo tổng hợp tình hình cấp,
quản lý và sử dụng sổ BHXH trên địa bàn huyện (Mẫu 09/SBH), tỉnh (Mẫu 10/SBH):
- BHXH huyện lập và chuyển về BHXH tỉnh trước ngày 20 tháng đầu quý sau.
- BHXH tỉnh lập và chuyển về BHXH Việt Nam trước ngày 25 tháng đầu quý sau.
4.3. Cơ sở dữ liệu chuyển qua đường truyền FPT về BHXH Việt Nam (Trung tâm Công nghệ thông
tin):
- Trước ngày 05 tháng đầu quý sau, BHXH tỉnh chuyển cơ sở dữ liệu của quý trước về Trung tâm
Công nghệ thông tin (CNTT) để tổng hợp, sau đó Trung tâm CNTT chuyển cho các Ban Nghiệp vụ
có liên quan để theo dõi và chỉ đạo.
- Trước ngày 05 hàng tháng đối với BHXH tỉnh và trước ngày 05 tháng đầu quý sau đối với BHXH
Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ, chuyển cơ sở dữ liệu “Danh sách người
tham gia BHXH nghỉ hưởng trợ cấp một lần, hưu trí hàng tháng” của tháng trước về Trung tâm
CNTT; Trung tâm CNTT có trách nhiệm tổng hợp cơ sở dữ liệu chung trong toàn quốc, sau đó
chuyển lại cho BHXH các tỉnh và BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ
trước ngày 15 hàng tháng, để làm căn cứ đối chiếu trước khi cấp lại sổ và giải quyết chế độ BHXH
một lần hoặc hưu trí cho người tham gia BHXH.
Phần 3.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Quy định chuyển tiếp.
- Sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443/LĐ-TBXH của Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội, được tiếp tục sử dụng để ghi, chốt thời gian đóng BHXH cho người tham
gia BHXH bắt buộc đến hết ngày 31/12/2008 theo quy định tại Quyết định số 2352/QĐ-BHXH của
BHXH Việt Nam. Thời gian đóng, xác nhận và chốt sổ BHXH từ ngày 01/01/2009 trở đi thực hiện
ghi từ cơ sở dữ liệu vào trang sổ tờ rời theo mẫu quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH và
Quyết định này của BHXH Việt Nam. Khi người tham gia BHXH thay đổi nhân thân căn cứ vào văn
bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, đơn đề nghị của người tham gia BHXH và công văn
của người sử dụng lao động, Phòng sổ, thẻ ghi các nội dung thay đổi vào trang 46 của (sổ cũ).
- Đối với người tham gia BHXH được hưởng nhiều loại phụ cấp từ ngày 01/01/2007 đến trước
ngày 31/12/2008 thì phương pháp ghi như sau: Cột 1, 2 ghi từ tháng, đến tháng, Cột 3 ghi cấp
bậc, chức vụ, chức danh nghề…, cột 4 ghi tiền lương, tiền công được hưởng, cột 5 ghi hệ số hoặc
tỷ lệ % phụ cấp được hưởng, cột 6, 7 ghi tỷ lệ đóng BHXH, cột 8 ghi tổng số tiền đóng BHXH 1
tháng.
Ví dụ: Ông A được hưởng phụ cấp chức vụ là 0,5; phụ cấp thâm niên vượt khung là 10%; phụ cấp
thâm niên nghề là 15% thì ghi như sau:
+ Cột 3: Dưới phần ghi cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề…, ghi loại phụ cấp được hưởng theo
thứ tự dòng như sau: Phụ cấp chức vụ; phụ cấp thâm niên vượt khung; phụ cấp thâm niên nghề.
+ Cột 5: Tương ứng với dòng phụ cấp ghi ở cột 3, ghi mức phụ cấp được hưởng: 0,5; 10%; 15%.
- Trường hợp một người tham gia tại nhiều đơn vị khác nhau được cấp từ 02 sổ BHXH trở lên thì
cơ quan BHXH lập biên bản thu hồi các sổ BHXH đã cấp, đồng thời ghi thời gian đóng BHXH của
người tham gia BHXH tại các sổ BHXH cấp sau vào sổ BHXH cấp lần đầu.
2. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH tỉnh: Chỉ đạo, hướng dẫn BHXH các huyện, người sử dụng
lao động và người tham gia BHXH thực hiện đúng các quy định tại văn bản này. Việc cấp sổ đối
với cán bộ công chức thuộc ngành BHXH thực hiện theo Quyết định số 1556/QĐ-BHXH-TCCB
ngày 29/10/2003 của BHXH Việt Nam.
3. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Ban Cơ yếu Chính phủ: Căn cứ
quy định tại văn bản này sau khi có sự thỏa thuận với BHXH Việt Nam để hướng dẫn cho phù hợp
với điều kiện cụ thể về số sổ, thẩm quyền ký tờ khai, cấp sổ lần đầu… của Bộ và của Ban, đảm
bảo việc quản lý đối với người tham gia BHXH được thuận tiện và chặt chẽ.
4. Xử lý vi phạm: Cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các Điều, khoản quy
định của Luật BHXH như:
- Gây phiền hà không nộp hồ sơ để cơ quan BHXH cấp sổ BHXH, không cấp hoặc ghi, chốt sổ
đúng thời gian quy định làm thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của người tham gia BHXH;
- Kê khai và xác nhận không đúng sự thật hoặc gian lận, giả mạo hồ sơ hoặc sửa chữa, tẩy xóa,
làm sai lệch nội dung ghi trên sổ BHXH.
Tùy theo mức độ, nếu vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH bị xử phạt hành chính theo quy
định tại Nghị định số 135/2007/NĐ-CP ngày 16/8/2007 của Chính phủ, nếu gây thiệt hại cho quỹ
BHXH thì phải bồi thường, nếu nghiêm trọng bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
DANH MỤC
BIỂU MẪU SỔ BHXH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3636/QĐ-BHXH ngày 16 tháng 6 năm 2008 của Tổng Giám
đốc BHXH Việt Nam)
Số TT Tên biểu mẫu Số hiệu Trách nhiệm lập
1 Danh sách lao động cấp sổ BHXH 01/SBH Đơn vị SDLĐ
2 Biên bản giao, nhận sổ BHXH 02/SBH BHXH tỉnh, BHXH huyện và
đơn vị SDLĐ
3 Biên bản hủy sổ BHXH 03/SBH BHXH tỉnh
4 Đăng ký kế hoạch cấp sổ BHXH 04/SBH BHXH tỉnh, BHXH huyện
5 Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH 05/SBH Người tham gia BHXH
6 Bản ghi quá trình đóng BHXH 06/SBH BHXH tỉnh
7 Sổ theo dõi giao, nhận sổ BHXH 07/SBH BHXH tỉnh, BHXH huyện
8 Sổ theo dõi tình hình cấp sổ BHXH 08/SBH BHXH tỉnh, BHXH huyện
9 Báo cáo tổng hợp tình hình sổ BHXH 09/SBH BHXH huyện
10 Báo cáo tổng hợp tình hình sổ BHXH 10/SBH BHXH tỉnh
11 Đăng ký kế hoạch cấp số sổ BHXH 11/SBH BHXH huyện
12 Sổ theo dõi việc cấp số sổ BHXH 12/SBH BHXH tỉnh
BHXH:……………………….
BHXH:……………………….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Mẫu số 01/SBH
DANH SÁCH CẤP SỔ BHXH
Tên đơn vị: ………………………………………………………………………………………. Mã đơn vị:……………………………
Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………….
Điện thoại:…………………………. Fax:……………………. Email:………………………….
Số
TT
Họ và tên Ngày tháng năm sinh Nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) Ghi chú
Nam Nữ
1 2 3 4 5 6
1
2
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, ghi rõ họ tên)
………., ngày…… tháng……. năm…………
GIÁM ĐỐC
(Ký tên, đóng dấu)
Mục đích:
- Để đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ cho những lao động còn vướng mắc về hồ sơ, chưa được cấp sổ.
Phương pháp lập:
- Cột 1: Ghi số thứ tự người đề nghị cấp sổ BHXH. - Cột 5: Ghi địa chỉ nơi cư trú của người tham gia BHXH.
- Cột 2: Ghi họ và tên người đề nghị cấp sổ BHXH. - Cột 6: Ghi lý do chưa được cấp sổ BHXH.
- Cột 3, 4: Ghi ngày tháng năm sinh của người tham gia BHXH.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Mẫu số: 02/SBH
BIÊN BẢN GIAO, NHẬN SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Hôm nay, ngày… tháng… năm…
Tại:
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO (tên đơn vị giao):
- Địa chỉ:
- Ông, bà:…………………………… chức danh là đại diện
- CMT số:…………………………… do Công an…………………… cấp ngày
BÊN NHẬN (tên đơn vị nhận):
- Địa chỉ:
- Ông, bà:…………………………… chức danh là đại diện
- CMT số:…………………………… do Công an…………………… cấp ngày
Thực hiện giao, nhận sổ BHXH như sau:
1- Số lượng (bằng số)
- Bìa sổ (bằng số):………………… bìa, bằng chữ:
- Trang sổ tờ rời (bằng số):……… tờ, bằng chữ
2- Hiện trạng sổ BHXH lúc giao nhận:
Biên bản được lập vào hồi …… giờ ……… phút, ngày…… tháng……. năm…….
Biên bản được lập 2 bản: Bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)
Mục đích: Để ghi nhận việc giao hoặc nhận sổ BHXH giữa Cơ quan BHXH và Đơn vị sử dụng lao
động (khi bàn giao sổ BHXH cấp mới hoặc thu hồi sổ BHXH hỏng).
Phương pháp lập: Cơ quan BHXH và đại diện đơn vị sử dụng lao động lập, khi thực hiện giao,
nhận sổ BHXH.
- Ghi rõ ngày tháng, địa điểm nơi giao, nhận sổ BHXH.
- Bên giao ghi đầy đủ, họ tên, chức danh… của người đại diện cho bên giao.
- Bên nhận ghi đầy đủ, họ tên, chức danh… của người đại diện cho bên nhận.
- Các nội dung giao nhận phải ghi cụ thể số lượng, hiện trạng sổ BHXH khi giao, nhận.
- Đại diện bên giao và bên nhận ký, ghi rõ họ tên.
BHXH……………………
BHXH…………………….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Mẫu số 03/SBH
BIÊN BẢN HỦY SỔ BHXH
Hôm nay, ngày… tháng… năm…
Tại:
Hội đồng xử lý sổ BHXH hỏng, không sử dụng được tỉnh, thành phố bao gồm:
- Ông, bà:……………………………………………………… Chủ tịch:
- Ông, bà:……………………………………………………… Ủy viên
- ………………………………………………………………… Ủy viên
Sau khi kiểm tra, xác định số lượng, thực trạng sổ BHXH hỏng, không sử dụng được, Hội đồng
hủy sổ BHXH xử lý theo quy định của BHXH Việt Nam, cụ thể như sau:
1- Số lượng sổ hủy:
- Bìa sổ (bằng số):…………………………. bìa, bằng chữ:
- Trang sổ tờ rời (bằng số):……………… tờ, bằng chữ
2. Tình trạng sổ BHXH hỏng:
- Ghi sai khi cấp sổ BHXH:
+ Bìa sổ (bằng số):…………………………. bìa, bằng chữ:
+ Trang sổ tờ rời (bằng số):……………… tờ, bằng chữ
- Khác:
+ Bìa sổ (bằng số):…………………………. bìa, bằng chữ:
+ Trang sổ tờ rời (bằng số):……………… tờ, bằng chữ
3. Phương pháp xử lý:
- Cắt, xén, xé
- Đốt
- Hủy bằng hóa chất
- Khác
4. Kiến nghị:
Hội đồng đã hoàn thành việc hủy số sổ BHXH nêu trên, theo đúng phương pháp quy định vào
hồi… giờ… phút cùng ngày, với đầy đủ các thành viên tham gia có ký tên dưới đây. Biên bản
được lập thành 03 bản: 02 bản lưu tại BHXH tỉnh, 01 bản gửi về BHXH Việt Nam để báo cáo.
CÁC ỦY VIÊN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức danh)
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(Ký tên, đóng dấu)
Mục đích: Để ghi nhận trình tự, thủ tục, nội dung hủy sổ BHXH hỏng, không sử dụng được.
Phương pháp lập: Ghi rõ ngày tháng, địa điểm, họ tên, chức danh các thành viên trong Hội đồng
hủy sổ BHXH.
- Mục 1: Ghi số lượng sổ BHXH hủy.
- Mục 2: Ghi tình trạng sổ BHXH hỏng khi hủy.
- Mục 3: Ghi các phương pháp xử lý.
- Mục 4: Ghi những nội dung kiến nghị của hội đồng hủy sổ BHXH.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét