Phần mềm quản lý kho hàng

Nguån
§Ých
Thu thËp
Xö lý vµ
luu tr÷
Ph©n ph¸t
Kho d÷ liÖu
Mô hình hệ thống thông tin
1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức
Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng: phân loại
theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo nghiệp vụ mà nó
phục vụ.
* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là một
HTTT nghiệp vụ. Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành.
Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động
nghiệp vụ của tổ chức.
VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách
hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín
chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và
tính thuế phải trả của những người nộp thuế
+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT
quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra
5
thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các
quy trình thủ tục cho trước.
VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi
năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một
hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng
hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định
cho các nhà quản lý.
+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra
quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của các
chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảm
nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý
và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực.
Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System
for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là
những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể
là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên
được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ
đắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược)
•Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT
6
Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực
chiến lược
KD và sx
chiến lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
KD và sx
chiến thuật
Tài chính
tác
nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
KD và sx
tác nghiệp
1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin
Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của
người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là
mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý
phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và
thống tin mà hệ thống sản sinh ra.
* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và
đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…
* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy
nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật
1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý
1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT
Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính
và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong
môi trường cũng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển
HTTT:
7
Hệ
thống
thông
tin văn
phòng
• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình
Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý
ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng
chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác
nhau.
• Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự
đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt
chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là
hiển nhiên.
• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình
logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý
khi thiết kế.
Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc
chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ
mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế
Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn
dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3
nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ
thống
1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT
Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải
tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.
• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách
nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
8
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu
• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu. Mục đích
chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu,
xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác
định những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt với hệ thống và xác định
mục tiêu của HTTT mới phải đạt được.
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
• Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho phép loại
bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được những mục tiêu đa
được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao
hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung
của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá
dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các
input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y.
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
3.5 Hợp thức hoá mô hình logic
9
• Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp
Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.
Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích
viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thể hoá
mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của mô
hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết.
4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá phương án
giải pháp.
• Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến hành.
Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa tất cả các đặc
trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành
cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần
tin học hoá.
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)
5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý
• Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của
HTTT có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn
này phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn sử dụng và thao tác
cũng như tài liệu mô tả hệ thống.
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
10
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
• Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống
mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt. Để việc chuyển
đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch ch
tiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn thận nhất.
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì
7.4 Đánh giá
1.3 Phân tích HTTT
1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin
• Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc
lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho
phép thu thập được những thông tin được xử lý theo cách khác với
mô tả trong tài liệu.
• Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về
nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của
tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ
bậc, vi trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của
các thông tin đầu vào cũng như đầu ra.
• Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin với số
lượng lớn và pham vi rộng.
• Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện
trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan
11
sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ bị tác động và thực hiện
ko đúng quy trình bình thường.
Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tích
thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng viên” chủ yếu là
nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn
1.3.2 Mã hoá dữ liệu
a. Định nghĩa:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp đối tượng cần
quản lý.
b. Lợi ích:
Phương pháp mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống. Xấy dựng
HTTT cần thiết phải mã hoá dữ liệu. Việc mã hoá dữ liệu mang lại những lợi
ích sau:
* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng.
* Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.
* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý.
* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài
đặc tính của đối tượng.
c. Các phương pháp mã hoá cơ bản:
Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp lệ, được
định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm.
* Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1 quy tắc
dãy nhất định.
* Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rât đơn
giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ
trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết
phân cấp sâu hơn.
12
* Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với
mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp.
* Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac tính của
đối tượng để xây dựng bộ mã.
* Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx gọi là
seri. Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định.
* Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều trường, mỗi
trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể có giữa những tập hơpk
con khác nhau với đối tượng được gán mã.
1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT
a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):
Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theo
cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ
trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:
- Kho dữ liệu:
Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn
toàn
13
b. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng thông tin
nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các
xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời
điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý. Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần
làm gì và để làm gì.
* Ký pháp chung cho sơ đồ DFD:
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể,
tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Thực thể:

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của nó là bộ
phận nào hoặc cá nhân nào.
Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình,
một chức năng. Cá dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có
sự thay đổi phải có tên phù hợp.
Thủ công Tin học hoá
Bản sao đơn hàng
14
Khách hàng

Xem chi tiết: Phần mềm quản lý kho hàng