Sau việc xây dựng kế hoạch dự án (của) bạn, xem lại việc những chi phí ước
tính.
Phân phối một kế hoạch dự án
Phân phối thông tin dự án bên trong khi in định dạng
Sau khi dự án của bạn đã được hoạch định, bạn có thể muốn phân phối thông tin
dự án hiện thời nhất tới những người khác, như những người có liên quan hoặc
những thành viên đội.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Sau khi dự án của bạn đã được hoạch định, bạn có thể muốn phân phối thông tin
dự án hiện thời nhất tới những người(cái) khác, như những người có liên quan
hoặc những thành viên đội.
2. Theo dõi và quản án
Bao gồm 10 bước như sau:
• Theo dõi tiến độ
Thiết lập sự theo dõi một dự án
Mặc dù Dự án Microsoft làm cho công việc dễ theo dõi, có nhiều bước để thực
hiện trước khi bạn có thể bắt đầu theo dõi sự tiến độ Dự án.
Ghi nhận sự tiến độ và thích ứng để cập nhật
Sau bạn cho phép được chọn những hạn mục mà bạn muốn theo dõi và phương
pháp theo dõi, bạn có thể bắt đầu theo dõi những hạn mục đó.Cho Đa số các phần,
bạn theo dõi tiến triển bởi việc trao đổi thông tin tình trạng công việc với những
thành viên nhóm làm việc và sau đó hợp nhất thông tin tình trạng hợp thời nhất
vào trong kế hoạch dự án (của) bạn.
• Quản lý một lịch trình
Xác định những vấn đề lịch trình
Sau khi dự án (của) bạn bắt đầu và bạn đang theo dõi sự tiến độ thực tế (của)
những công việc, bạn có thể xem lại lịch trình (của) bạn để xác định những khó
khăn hoặc những khó khăn tiềm tàng với những lịch trình công việc.
Đặt những công việc, những giai đoạn, hoặc dự án trên lịch trình
Sau bạn có xác định những khó khăn trong lịch trình, bạn có thể sử dụng một sự
đa dạng của những chiến lược để quản lý lịch trình dự án.
Phân phối thông tin dự án bên trong in định dạng
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
• Quản lý những tài nguyên
Theo dõi tiến trình tài nguyên
Cách có hiệu quả nhất để đánh giá sự tiến độ sử dụng những tài nguyên của
công việc của một dự án sẽ cân bằng workloads của họ và theo dõi tiến triển trên
những công việc.
Xác định những vấn đề phân bố nguồn tài nguyên
Bởi việc xem lại những thông tin tài nguyên như sự gán ghép, quá tải hoặc
không đủ tải, những chi phí tài nguyên, và những sự mâu thuẫn giữa công việc
được lập kế hoạch và công việc thực tế, bạn có thể kiểm tra những tài nguyên
được gán cho những công việc một cách tối ưu để có những kết quả (mà) bạn
muốn.
Giải quyết những vấn đề phân bố nguồn tài nguyên
Để có thể hiện và những kết quả tốt nhất từ những tài nguyên, bạn cần quản lý
tải công việc (workloads) sao cho không xảy ra việc quá tải hoặc không đủ tải.Nếu
bạn thay đổi những sự ấn định tài nguyên, hãy kiểm tra những hiệu ứng (của)
những sự thay đổi (của) bạn trên (về) lịch trình toàn bộ để (thì) chắc chắn những
kết quả sẽ gặp những mục đích dự án (của) bạn.
Quản lý những tài nguyên dùng chung
Sau bạn có thiết lập tài nguyên chia sẻ giữa những tập tin Dự án Microsoft với
toàn bộ tài nguyên, cập nhật và xem lại thông tin tài nguyên dùng chung, như các
thông tin về chia xẽ các tài nguyên, thực tế làm việc, và những sự ấn định.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
{$If you have changed tasks, resources, or assignments, you may want to
distribute the most current project information to others, such as stakeholders or
team members.$}
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
• Quản lý những chi phí
Xác định những vấn đề chi phí
Để giữ những chi phí nằm bên trong ngân quỹ, bạn sẽ muốn xác định những vấn
đề chi phí bằng cách xem tổng chi phí và những sự mâu thuẫn về chi phí sao cho
bạn có thể làm những sự điều chỉnh mà được cần.
Giữ những chi phí bên trong ngân quỹ
Để giữ những chi phí bên trong ngân quỹ, bạn sẽ muốn xem lại những sự mâu
thuẫn chi phí xuất hiện và bạn có thể làm những sự điều chỉnh khi cần thi ết. Việc
chú ý rằng nó luôn luôn là một ý tưởng tốt để làm một sự sao chép sao lưu của dự
án cho kế hoạch trước khi hợp nhất chính thay đổi và để kiểm tra những hiệu ứng
(của) những sự thay đổi trước đây cất giữ (của) bạn và cập nhật chi phí thông tin.
• Quản lý tầm nhìn
Thích ứng với thay đổi trong tầm nhìn
Đây là việc xảy ra trong thực tế sau khi dự án (của) bạn bắt đầu, bạn có thể cần
tăng thêm tầm nhìn hoặc tầm nhìn cắt từ dự án (của) bạn.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
• Quản lý những rủi ro
Xác định những rủi ro mới
Sau một dự án bắt đầu, những sự kiện khó đoán trước có thể tạo ra những rủi ro
mới.
Thích ứng những sự kiện rủi ro
Nếu bạn xác định mới những rủi ro mà đã xuất hiện trong thời gian dự án, bạn
sẽ cần thích ứng tới những rủi ro đó. Có lẽ, bạn sẽ phải giao du với những rủi ro
mà đe dọa chậm trễ công việc, giai đoạn, hoặc lập dự án cho những ngày tháng kết
thúc; tăng thêm ngân quỹ; chôn vùi những tài nguyên; hoặc tất cả là ba.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
• Báo cáo tình trạng dự án
Tình trạng báo cáo dự án trực tuyến
Trong khi dự án (của) bạn tiến triển, bạn có thể muốn báo cáo tình trạng hiện
thời (của) nó tới những người(cái) khác , như những người có liên quan hoặc
những thành viên đội, có lẽ trên (về) một cơ sở bình thường.
• Xem lại thông tin chung cuộc về dự án
Xem lại thông tin chung cuộc về dự án
Kết thúc (của) một dự án là một cơ hội để thu nhặt và ghi thông tin dự án và
chia sẻ nó với những người có liên quan (của) bạn.
• Kế hoạch truyền thông và an toàn
Thiết lập những phương pháp để truyền thông thông tin dự án
Thiết lập một phương pháp để giao tiếp với đội dự án và việc giữ tập tin dự án
cập nhật trong thời gian dự án.
Bảo vệ thông tin Dự án Microsoft
Dự án Microsoft và Trung tâm Dự án Microsoft đề nghị cho sự an toàn cơ bản
những đặc tính để bảo vệ thông tin Dự án (của) bạn khỏi sự truy nhập không hợp
pháp.
• Tối ưu hóa một kế hoạch dự án
Tối ưu hóa kế hoạch dự án để đạt thời điểm kết thúc
Sau việc xây dựng kế hoạch dự án (của) bạn, tổng quan về thời điểm hoạch định
kết thúc.
Tối ưu hóa kế hoạch dự án cho những tài nguyên
Sau việc xây dựng kế hoạch dự án (của) bạn, xem lại sự phân phối những tài
nguyên của bạn.
Tối ưu hóa kế hoạch dự án cho phù hợp với ngân quỹ
Sau việc xây dựng kế hoạch dự án (của) bạn, tổng quan việc lập kế hoạch những
chi phí.
• Phân phối một kế hoạch dự án
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Sau khi dự án của bạn đã được hoạch định, bạn có thể muốn phân phối thông tin
dự án hiện thời nhất tới những người khác, như những người có liên quan hoặc
những thành viên đội.
3. Đóng Một Dự án
Xem lại thông tin chung cuộc về dự án.
Xem lại thông tin chung cuộc về dự án
Kết thúc một dự án là một cơ hội để thu nhặt và ghi thông tin dự án và chia sẻ
nó với những người có liên quan của bạn
II CÁC PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG
Hiện nay để dễ dàng trong việc quản lý dự án người ta sử dụng các công cụ
quản lý theo các sơ đồ mạng (xem phần )
Các sơ đồ mạng bao gồm:
• Sơ đồ ngang (sơ đồ Gantt)
• Sơ đồ xiên (sơ đồ cyclogram)
• Sơ đồ mạng
1. Sơ đồ ngang (sơ đồ Gantt)
Năm 1910, một kỹ sư người Pháp là Henry Gantt đã đề ra một biểu đồ thanh
ngang rất đơn giản. Trong đó trục tung thể hiện công việc, trục hoành thể hiện thời
gian (xem H. 1)
Ưu điểm cuả sơ đồ Gantt là:
• Lập sơ đồ đơn giản
• Dể nhận biết các công việc và thời gian thực hiện chúng
Nhược điểm cuả sơ đồ Gantt là:
• Không thể hiện rỏ mối quan hệ giữa các công việc
• Không thấy rỏ công việc nào là chủ yếu, có tính chất quyết định đối với tổng
tiến độ của dự án để tập trung chỉ đạo
H.1: Sơ đồ Gantt
2. Sơ đồ mạng
Sơ đồ mạng dựa trên hai yếu tố cơ bản là công việc (task) và sự kiện (event).
Trong sơ đồ mạng các công việc biểu hiện cụ thể và sinh động, không chỉ thấy tên
công việc mà còn cho thấy mối quan hệ với các công việc khác. Để lập được sơ đồ
mạng cần phân tích trình tự các công việc; những mối liên hệ về công nghệ hoặc
logic về tổ chức. Nó là một mô hình toán học động, thể hiện dự án thành một thể
thông nhất, chặt chẻtrong đó thấy rỏ vị trí cuả từng công việc với mục tiêu chung
và ảnh hưởng qua lại giữa các công việc.
Ưu điểm cuả sơ đồ mạng là:
• Dễ nhận biết mối quan hệ giữa các công việc, quá trình công nghệ, sự phát
triển logic của lịch trình
• Phát hiện đường đi dài nhất (đường găng) từ khi khởi đầu đến khi kết thúc
• Thuận tiện khi sử dụng các công cụ toán học khác như quy hoạch tuyến tính,
các phần mềm có sẳn như MS Project, CA project ; lý thuyết xác suất
Hai dạng lý thuyết sơ đồ mạng phổ biến là: PP đường găng CPM (Critical Path
Method) và PP kỹ thuật đành giá và kiểm tra PERT (Program Evaluation and
Review Technique). Hai pp nầy được sử dụng vàonăm 1958-1960 trong dự án chế
tạo tên lửa Polaris của hải quân Mỹ.
Về hình thức sd mạng là một mô hình mạng lưới gồm những đường và nút thể
hiệm mối quan hệ giữa các công việc với nhau
Ví dụ 1: Để lắp ghép một khung nhà công nghiệp chúng ta có các công việc
sau:
1. Làm móng nhà 5 ngày
2. Vận chuyển cần trục 1 ngày
3. Lắp dựng cần trục 3 ngày
4. Vận chuyển cấu kiện 4 ngày
5. Lắp ghép khung nhà 5 ngày
Nếu lập theo sd ngang chúng ta có (H.2)
H.2: Tiến độ lắp ghép nhà công nghiệp
Nếu chúng ta thể hiện vòng tròn cho việc khởi đầu hoặc kết thúc một công việc,
Mũi tên thể hiện công việc. Mủi tên nét đứt thể hiện mối liên hệ phụ thuộc giữa
các công việc. Ta có H.3 và sơ đồ mạng H.4
H.3: Mối quan hệ giữa các công việc
H.4: Sơ đồ mạng của việc lắp ghép
III SƠ ĐỒ MẠNG CPM
1 Một số định nghĩa
1.
Công việc (task)
Công việc ở đây có thể là một quá trình nào đó, được thể hiện bằng mủi tên. Có 2
dạng công việc:
• công việc thực là công việc cần thời gian và tài nguyên
4
5
• Công việc ảo công việc không cần thời gian và tài nguyên, nó chỉ
mối liên hệ giữa hai hoặc nhiều công việc và được thể hiện bằng một
mủi tên nét đứt
1
2
3
4
2.
Sự kiện (event)
Là mốc đánh dấu sự bắt đầu hay kết thúc của một công việc, nó được thể hiện
bằng một vòng tròn. Sự kiện mà từ đó mủi tên đi ra được gọi là sự kiện đầu của
công việc; Sự kiện mà từ đó mủi tên đi vào được gọi là sự kiện cuối của công
việc; sự kiện không có công việc đi vào gọi là sự kiện xuất phát; sự kiện không có
công việc đi ra gọi là sự kiện hoàn thành.
Sự kiện đầu sự kiện cuối sự kiện xuất phát
Sự kiện
Hoàn thành
H.5: Các dạng sự kiện
3.
Đường (path)
Là một chuổi các công việc nối liền nhau. Chiều dài cuả đường bằng tổng các thời
gian cuả các công việc nằm trên đường. Đường trong sơ đồ mạng đi từ sự kiện
xuất phát đến sự kiện hoàn thành, đường có độ dài lớn nhất gọi là đường găng
4.
Tài nguyên (resource)
Tài nguyên ở đây được hiểu theo nghĩa rộng bao gồm: vốn, máy móc, con người
Có 2 dạng tài nguyên:
• Tài nguyên dự trữ như vốn, máy móc
• Tài nguyên không dự trữ như thời gian, công lao đông, loâi tài nguyên nầy
nếu không sử dụng sẽ mất đi
2 Các quy tắc khi lập sơ đồ mạng
•
Qui tắc 1 sơ đồ lập từ trái sang phải
H.6: Qui tắc 1
•
Qui tắc 2 các công việc chỉ có thể đi ra khỏi một sự kiện khi các công việc
đi vào đó đều hoàn thành, nhưng không nhất thiết hoàn thành cùng một thời
điểm.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét